Аудит времени
Каждый из нас владеет небольшим капиталом - личным временем. Этот
бесценный капитал невозобновляем: единственное, что в ваших силах, -
более эффективно им распоряжаться. Провести аудит, инвентаризацию
своего времени, понять, на что оно тратится, позволяет хронометраж -
непрерывный учет времени в течение определенного периода. Провести
хронометраж несложно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет
носить с собой, и с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что вы
делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в
полчаса-час, и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут.
Записи могут выглядеть примерно так:
9.05 - приступил к работе, открыл электронную почту;
9.15 - выпил чашечку кофе;
9.25 - начал готовить отчет и т. д.
Сначала вы, наверняка, будете забывать делать записи. Но не бросайте
хронометраж - просто начинайте фиксировать дела с того момента, когда о
нем вспомнили. В считанные дни выработается привычка, и учет станет
непрерывным. Если вы часто отвлекаетесь на мелочи, не стоит это
фиксировать. Не заносите в хронометраж дела длительностью менее пяти
минут. Мелкие перерывы можно отмечать галочками на полях. В конце дня
подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты и вы
получите количественный показатель по одному из самых неприятных и
незаметных похитителей времени. Итак, вы получили фотографию своего дня
- объективные данные о том, на что вы тратите время. Вести такой учет
необходимо не менее нескольких дней, желательно три-четыре недели. Есть
любители вести хронометраж годами (я тоже отношусь к их числу), но это
уже дело вкуса. Благодаря учету вы сразу увидите ваших похитителей
времени и поймете, как с ними бороться с цифрами и фактами в руках. Но
какой же хронометраж без планирования? И пусть слово планирование вас
не пугает - оцените, насколько оно полезно.
Гибкое планирование
Какие ассоциации вызывает у вас слово планирование? Наверняка, жесткое
и детальное, хотя это не так. Есть много видов планирования, в т. ч.
очень гибких. Важно выбрать тот, который оптимально подходит именно
вам, учитывая ваши личностные особенности и специфику работы. Есть
множество задач, которые не так-то просто запланировать.
Например, такие:
- встречу гендиректора - решить вопрос с
рекламациями;
- поеду домой - не забыть заехать в автосервис,
проверить тормоза;
- буду в банке - заодно заплатить за домашний
Интернет.
На какой час запланировать, записать эти задачи в ежедневнике, на какое
время задать сигнал-напоминание в мобильном телефоне? Проще говоря, как
справиться с задачами, выполнение которых трудно запланировать заранее
на точно определенный момент времени? У древних греков было два слова
для обозначения времени - хронос и кайрос.
Хронос - линейное, астрономическое измеримое время (время ежедневников
и органайзеров).
Кайрос - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения
какого-либо дела.
Вспомните свой рабочий день - сколько задач у вас привязано к жесткому
хроносу, а сколько - к гибкому кайросу? Обычное жесткое планирование в
ежедневнике или электронном календаре не приспособлено к управлению
задачами кайроса. Мы не можем запланировать такую задачу на строго
определенное время в ежедневнике или поставить электронное напоминание,
поскольку не знаем точно, когда по коридору пройдет гендиректор или
когда мы будем проезжать мимо автосервиса.
Типичные контексты (кайросы)
- обстоятельства внутренние: «когда хочется /не
хочется работать»;
- обстоятельства внешние: «когда шеф будет в
хорошем настроении».
Систему контекстного планирования можно наладить в обычном ежедневнике.
Для этого нужно сделать следующее:
- создать разделы, соответствующие актуальным для
нас контекстам;
- при приближении какого-либо кайроса заглянуть в
соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.
Таким образом, мы не загоняем себя в рамки жесткого плана, но при этом
гарантированно вспомним о нужной задаче в нужное время.
Самомотивация
Итак, гибкий план есть. Но бывают в нашей жизни дела, требующие совсем
немного времени, однако: крайне неприятные. Например, надо позвонить
недружелюбному клиенту; попросить шефа о повышении зарплаты и т. д. В
тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками».
Съешь
«лягушку»
«Лягушки» все время откладываются, и грозят перерасти в большие
неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая пяти минут,
откладывалась неделями и, в конце концов, превратилась в проблему, на
решение которой придется потратить несколько часов. Существует
поговорка «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день с
поедания одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про
остальных «лягушек» вы не вспоминаете - они припасены на следующие дни.
И наоборот, если утром «лягушку» не съесть - она будет весь день
«маячить на горизонте» и отравлять вам жизнь.
«Метод
швейцарского сыра»
Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского
сыра». Попробуйте выполнить задачу не в логическом порядке, а в
произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки - наиболее
простые, приятные и т.д. Например, при подготовке отчета можно сначала
подобрать иллюстрации, написать несколько самых простых и понятных для
вас абзацев. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько
дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.
Нарезать
«слона» на «бифштексы»
Чем крупнее задача и чем менее жесткий срок исполнения, тем труднее
заставить себя ее выполнить. Это касается, прежде всего, очень крупных
задач, в терминологии тайм-менеджмента - «слонов».
«Слонами» могут быть:
- подготовка диссертации;
- разработка бизнес-плана развития региона;
- ремонт в доме;
- изучение иностранного языка;
- улучшение своей физической формы.
Делайте дела правильно. Правильно - это так, чтобы в результате вы
получили выигрыш, а не проигрыш во времени; неправильно сделанное дело
отбирает в 10-20 раз больше времени в будущем.
Главная проблема при работе со «слонами» - наша склонность к
глобализации, укрупнению задач. Единственный способ побороть эту
страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» - разрезать его на
маленькие, измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой
«бифштекс». При этом важно нарезать слона так, чтобы каждый «бифштекс»
реально приближал нас к цели: например, не прочитать очередную статью о
фитнесе, а сделать 30 отжиманий.
«Промежуточная радость»
Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами
называется «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько
этапов, и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую
награду. Например, за каждые две написанных страницы вы можете откусить
кусочек шоколадки и т. д. Награды и наказания могут быть совсем
маленькими, но важно, чтобы вы получили их немедленно, не откладывая на
потом. Как правило, маленькие радости за каждый сделанный шаг
мотивируют лучше, чем предвкушение долгосрочных результатов, помогают
сделать более приятной самую сложную работу и выполнить ее в более
сжатые сроки. Действуя подобным образом, можно делать нужные дела в
нужный момент времени.
