Трудовая книжка: оформление и заполнение

Ошибки в титульном листе, касающиеся фамилии, имени, отчества

или даты рождения работника

При оформлении трудовой книжки впервые особенно важно, чтобы в титульный лист правильно были внесены фамилия, имя, отчество и дата рождения лица, поступающего на работу. Именно эти сведения важны для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии. Именно по этим сведениями при сравнении их с паспортными данными работника будет определяться принадлежность трудовой книжки тому или иному гражданину. Нередко возникающие в этой ситуации ошибки создают в дальнейшем много проблем как самим работникам, так и кадровикам.

Каков порядок исправления неправильных записей в титульном листе трудовой книжки?

Официального ответа на вопрос о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. Этот вопрос не рассмотрен ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв.постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225 (далее — Правила), ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв.постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. « 69 (далее — Инструкция).

Так, Правила (п.27) говорят об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина), т. е.речь идет об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях. Аналогично в Инструкции (п.12) сказано о признании недействительными и об исправлении только записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Вывод:

Неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению!

Значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене. Что подтверждается п.48 Правил об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения».

В п.26 Правил и в п.2.3 Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных. Кроме того, п.42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.

Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожить испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется самим работодателем (приложение).

Применение печатей

удостоверение оттиском печати внесенных в трудовую книжку записей - еще один проблемный момент, требующий обсуждения. Определенные сложности в этом вопросе возникли в связи с принятием Правительством РФ постановления от 01.03.2008г. №132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003г. №225 (далее - Постановление от 01.03.2008 № 132).

до внесения изменений и в Правилах (п.35 - при увольнении работника), и в Инструкции (пп.2.2 и 2.3 - в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне обложки трудовой книжки) предусматривалось удостоверение записей печатью организации или печатью кадровой службы. Эта норма потребовала определенного изменения после вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации». Работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, по данному закону обязали вести трудовые книжки на каждого работника (ранее они не имели права производить записи в трудовых книжках и оформлять книжки работникам, принимаемым на работу впервые).

В соответствии с этим Федеральным законом Постановлением от 01.03.2008г. №132 словосочетание «печать организации» в п.35 Правил заменено словосочетанием «печать работодателя», охватывающим как работодателей - юридических лиц, так и работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями. Однако при этом из Правил исчезло словосочетание «печать отдела кадров», что означает прекращение с 22 марта 2008г. (дата вступления в силу Постановления от 01.03.2008г. №132) использования при увольнении работника печатей кадровых служб для удостоверения всех записей, внесенных в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя.

Очевидно, что это создает определенные неудобства в работе отделов персонала. Вместо использования «своей» печати кадровики теперь должны каждый раз при увольнении работника обращаться к сотрудникам, которые отвечают за использование печати работодателя, т. е. Печати организации. Заметим также, что применении печатей всегда было тесно связано с полномочиями должностных лиц, и ставить оттиск печати организации (особенно гербовой) «на должность» рядового работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, безусловно, неверно, а передавать книжку на подпись руководителю организации практически нереально.

Необходимо отметить и то, что принятые изменения привели к некоторым противоречиям, возникающим при сравнении норм об использовании печатей для удостоверения записей в трудовых книжках, включенных в новый текст п.35 Правил, и норм, содержащихся в оставшихся в прежнем виде текстах пп.2.2 и 2.3 Инструкции. Если из п.35 Правил исключено словосочетание «печатью организации (кадровой службы)», то в пп.2.2 и 2.3 Инструкции остались такие словосочетания: в п.2.3 - «печать организации (печать кадровой службы)», в п.2.3 - «печатью организации (или печатью кадровой службы)». По Инструкции получается, что в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки может ставиться печать кадровой службы. В то же время при увольнении согласно Правилам надо ставить печать организации.

Такое положение с применением печатей, конечно, недопустимо. В одном и том же документе, пусть и в разных его частях, должна использоваться печать одного вида. Понятно, что теперь, с учетом нормы Постановления от 01.03.2008 №132, это должна быть печать организации, а не кадровой службы. В то же время это не означает полного отказа от использования печати кадровой службы. Оттиск этой печати по-прежнему следует проставлять на других документах, оформляемых в данном подразделении: на копиях трудовых книжек или выписка из них; на выдаваемых кадровой службой справках и т. д.

Внесение сведений о работе

немало разночтений связано с внесением записей в раздел трудовой книжки «Сведения о работе». Ниже будут рассмотрены некоторые ошибки, наиболее характерные для начинающих кадровиков.

Во многих трудовых книжках раздел «Сведения о работе» при первичном заполнении до настоящего времени начинается со стандартной фразы «Стажа до поступления на работу не имел». Однако ни Правила, ни Инструкция не требуют внесения в трудовую книжку такой информации, т. е. первой записью должна быть запись о приеме на работу.

В п.10 Правил содержится положение о необходимости точного соответствия всех вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа (распоряжения) по личному составу. Это требование часто воспринимается практиками не вполне верно (слишком буквально): у трудовую книжку дословно вписывается содержание приказа, в т.ч. Информация о сроке заключенного трудового договора, об установлении работнику испытания при приеме на работу (иногда и с указанием его срока), о причине отсутствия сотрудника, для замещения которого временно принят на работу данный работник, и т. п. Следует подчеркнуть, что внесение подобной информации в запись о приеме на работу не предусмотрено п.3.1 Инструкции, где четко сказано, что в «графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования...наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Данная ошибка, видимо, происходит от того, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжке должно точно соответствовать приказу. Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п.3.1 Инструкции записью приеме на работу фактически является краткой выпиской из приказа о конкретном месте работы, на которое принят работник (подразделение, должность, профессия). Именно эта информация должна точно соответствовать приказу. Другие сведения из приказа: срок договора, срок испытания, режим работы, замещение другого работника и причина его отсутствия, условия оплаты труда, характер работы (подвижной, разъездной, в пути) и другое — не переносятся в трудовую книжку работника.

Запись о приеме на работу обязательно должна содержать информацию о квалификации работника (п.3.1 Инструкции): «Принят в цех №5 фрезеровщиком 4-го разряда», «Принят в финансовый отдел на должность специалиста I категории».

Исключением из общего правила является порядок внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу в том случае, когда работника переводят на другую постоянную работу к другому работодателю. В данной ситуации недостаточно руководствоваться только п..3.1 Инструкции, а следует учитывать и требование п.6.1, где указывается, что запись о приеме работника «в порядке перевода». Отметим, что в этом пункте Инструкции не сказано о необходимости обязательно давать название организации, из которой работник был уволен в порядке перевода, при внесении записи о приеме на работу, например: «Принят в отдел рекламы на должность менеджера в порядке перевода».

Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести трудовые книжки работников только с 6 октября 2006г., является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п.3.1 Инструкции, так как реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.

Запись о работе по совместительству

В Инструкции сказано, что данная запись производится по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству(п.3.1). Если работник приносит документ о работе по совместительству (обычно справку с места работы), которая началась после его приема на работу по основному месту в данную организацию, то в хронологическом порядке в трудовой книжке будут следовать записи о приеме на основную работу и на работу по совместительству.

Однако работник может представить справку о работе по совместительству в любой момент времени («по желанию»), а значит, и тогда, когда он уже прекратил работу по совместительству, но вдруг пожелал все же иметь о ней сведения в своей трудовой книжке. В Инструкции ничего не сказано о каких-либо временных ограничениях для внесения записей, поэтому отказать работнику в их внесении в трудовую книжку нет оснований.

Как следует вносить запись о «бывшей» работе по совместительству?

Специального указания по этому вопросу в Инструкции нет, значит нужно руководствоваться общим правилом: в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя ( а не дата внесения записи о работе по совместительству); в графе 3 делается запись о принятии в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Таким образом, строго соблюдая требование Инструкции, мы вынужденно нарушаем хронологическую последовательность вносимых записей: дата записи о приеме на основное место работы оказывается более поздней, чем дата приема на работу по совместительству и дата увольнения с этой работы (в случае, когда работник «несвоевременно» обратился в кадровую службы с просьбой о внесении записи о работе по совместительству).

Безусловно, нарушение хронологии в записях, сделанных в содержательной части трудовой книжки, не вполне удобно для последующего считывания этих записей, однако формально нельзя признать правильным следующий вариант внесения приведенных записей.

Пример неверного внесения записи о работе по совместительству

Запись о переводе на другую работу

Как отразить в трудовой книжке перевод работника на другую работу, когда первоначально перевод был временным, а затем стал считаться постоянным в связи с тем, что по окончании срока перевода прежняя работа работнику не была предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать (ч.1 ст.72² ТК РФ).

Сложность в данной ситуации заключается в том, что факт перевода работника на другую работу не может быть зафиксирован в трудовой книжке в момент его осуществления, так как временные переводы в трудовую книжку не вносятся (ч.4 ст.66 ТК РФ). Только после того как условие о временном характере перевода утратило силу и перевод стал считаться постоянным, можно и нужно сделать соответствующую запись в трудовой книжке работника. В данном случае дата внесения записи о переводе не совпадает с датой самого перевода, причем временная дистанция между этими датами может измеряться и годами. Поэтому при внесении записи в трудовую книжку необходимо будет оперировать обеими датами: и датой самого перевода, и датой признания его постоянным, что весьма необычно для традиционной структуры записи о переводе работника на другую постоянную работу.

В связи с отсутствием официально примера такой записи в трудовой книжке можно предложить следующую ее схему.

В графе 2 проставляется дата внесения записи о переводе (после издания приказа о признании перевода постоянным). Приказ издается после подписания соглашения с работником о признании перевода постоянным.

В графе 3 делается запись о переводе с дополнительным указанием его фактической даты, т. е. даты, с которой начался временный перевод (дата приказа о временном переводе).

В графе 4 соответственно делается ссылка на два приказа: на приказ о временном переводе и на приказ о признании этого перевода постоянным.

Пример внесения записи о переводе на другую работу

Исправления в содержательной части

Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Как известно, зачеркивание таких записей не допускается, они должны переписываться заново в правильном виде в порядке, установленном Инструкцией. Казалось бы, этот порядок довольно четко прописан в п.1.2 Инструкции, и все же трактуется он по-разному как самими кадровиками, так и специалистами, пишущими о трудовых книжках в статьях и пособиях.

Прежде всего необходимо отметить, что многие не понимают основного правила исправления записей, содержащегося в Инструкции: неверную запись нужно не просто переписать, а с обязательным пояснением, почему это делается. Пояснение представляет собой стандартную фразу: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого, говорится в Инструкции, делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)», и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого внесена неправильно, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Еще 2 примера из Инструкции:

• «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе»;

• «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)».

  Приведенные примеры говорят о том, что при исправлении записей стандартная фраза

  «Запись за номером таким-то недействительна» не может быть отделена от нового, правильного, варианта исправляемой записи. Исправляемая запись не может существовать самостоятельно, без своего предварительного пояснения, потому что мы не принимаем, не увольняем работника, а только вынужденно повторяем ранее сделанную запись. Обе эти фразы вместе образуют новую запись и, значит, пишутся под одним порядковым номером.

Пример внесения исправления в запись сведений о работе

К сожалению, в Инструкции приведены примеры по исправлению записей только в графе 3, однако ошибки нередко возникают и в других графах. Очевидно, что исправлять их нужно по аналогии с графой 3, т. е. без зачеркиваний, подчисток и фразы «Исправленному верить».

Например, при внесении записи о приеме на работу была неверно указана дата приема. Можно предложить следующий вариант ее исправления.

Пример исправления записи даты приема на работу

Если запись пропущена

Следует рассмотреть и еще одну не отраженную в Инструкции ситуацию, когда при увольнении работника, после внесения в трудовую книжку записи об увольнении со всеми удостоверяющими ее реквизитами, вдруг обнаруживается, что одна из записей, например, о переводе на другую постоянную работу, пропущена, а работник настаивает на ее обязательном внесении. Многие кадровики считают, что в этой ситуации надо отменить запись об увольнении, внести пропущенную запись и после нее вновь сделать запись об увольнении. Такие действия нельзя признать правильными, так как в данному случае отменять запись об увольнении нет оснований. Пропущенная запись вносится дополнительно после записи об увольнении с повторным указанием наименования организации и удостоверяющими реквизитами.

Пример внесения пропущенной записи

Когда документ не востребован

В завершении хотелось бы обратить внимание на изменение порядка хранения не востребованных при увольнении трудовых книжек, введенное Постановлением от 01.03.2008г. №132. Раньше в п.43 Правил было указано, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации, после этого передаются в архив организации, где хранятся в течение 50 лет, а затем уничтожаются. Теперь же в п.43 Правил говорится о хранении таких книжек до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле. Таким образом, из Правил исключено указание об уничтожении невостребованных трудовых книжек.

Приложение Пример оформления акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Общество с ограниченной ответственностью «Комета» УТВЕРЖДАЮ

(ООО «Комета») Директор ООО «Комета»

Смирнов М.А.Смирнов

Секретариат 21.10.2008

АКТ

21.10.2008 №5

Москва

об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Мною, секретарем Ивановой Е.И., в присутствии экономиста отдел планирования и прогнозирования Львова И.Ю. И менеджера отдела продаж Шевцова Б.А. составлен настоящий акт о том, что 21.10.2008 в 12 ч 15 мин в помещении секретариата (комната № 203) был уничтожен с использованием бумагорезательной машины испорченный при заполнении бланк трудовой книжки ТК №9278296.

Составлен в 2 экз.:

1-й экз. - в дело № 01-22;

2-й экз. - в бухгалтерию.

Секретарь Иванова Е.И.Иванова

21.10.2008

Экономист Львов И.Ю.Львов

21.10.2008

Менеджер Шевцов Б.А.Шевцов

21.10.2008

В дело № 01-22

Иванова 21.10.2008