Штатное расписание

В связи с введением в действие Постановления Госкомстатат России от 05.01.2004 № 1 применяется единая форма штатного расписания.

 
Штат – это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

 
Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании (ШР) отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

С чего начинается составление ШР?

 
Прежде чем приступить к составлению ШР, необходимо определиться с организационной структурой предприятия.

Организационная структура – это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Заполнение унифицированной формы

1.

Заполнение унифицированной формы Т-3 «ШР» следует начинать с наименования организации – оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах.

Если организация имеет и полное, и сокращенное наименование допускается употребление любого наименования.

Чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (Положении, Инструкции).

2.

Далее проставляется номер документа.

Для организаций, где ШР часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для ШР с литерным обозначением (например – «шр»).

3.

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.)

Дата ШР не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому  в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «___»______200__года, т.е. на определенную дату, с которой ШР вступает в действие.

4.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение ШР приказом руководителя организации.

Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

 
Как назвать структурное подразделение (графы 1-2)?

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами).

Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда).

Поэтому задача правильного отражения в ШР наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда.

Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

-          руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.);

-          производственные подразделения;

-          вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделений в большинстве организаций соответствует этому порядку.

Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля, там нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

Код структурного подразделения

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий).

Посредством кодирования обозначается  место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений – отделы, в составе отделов – группы.

Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. таким же образом обозначаются отделы и группы.

Графа «Должность (специальность, профессия) (графа 3)»

Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее – ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТП, затер – рабочих.

Каждая позиция ОКПДТР состоит из трех блоков:

·    блока идентификации;

·    блока наименования объекта классификации;

·    информационного блока.

Блок идентификации построен с использованием серийно-порядковой системы кодирования объектов классификации. Идентификационный блок объекта классификации включает пять цифровых десятичных знаков и контрольное число.

Контрольное число рассчитано в соответствии с действующей Методикой расчета и применения контрольных чисел.

Блок наименования объекта классификации представляет собой унифицированную запись наименования конкретной профессии рабочего или должности служащего.

В каждом разделе наименования объектов классификации расположены в алфавитном порядке.

Информационный блок профессий рабочих включает фасетные коды, характеризующие соответствие профессии рабочего номеру выпуска ЕТКС (Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих) (два знака) и определенным позициям Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) ОК 010-93*. Последний фасет указывает на базовую группу занятий по ОКЗ и включает четыре знака.

Кроме того, в информационный блок ОКПДТР входят семь фасетов, характеризующих профессии рабочих по следующим признакам:

·    виды производств и работ в соответствии с выпусками ЕТКС - два знака, фасет 01;

·    тарифные разряды - один знак, фасет 02;

·    классы (категории) квалификации - один знак, фасет 03;

·    формы и системы оплаты труда - два знака, фасет 04;

·    условия труда - один знак, фасет 05;

·    степень механизации труда - один знак, фасет 06;

·    производные профессии - один знак, фасет 07.

Пример кодирования по ОКПДТР должности заместителя начальника финансово-экономического отдела:

24695 1 1 1231 03,
где: 2 - должность;
4695 - начальник отдела (финансово-экономического и административного);
1 - контрольное число;
1 - категория руководителей;
1231 - базовая группа по ОКЗ (Руководители финансово-экономических и административных подразделений и служб);
03 - производная должность - заместитель.

Между объектами классификации ОКПДТР и ОКЗ установлены связи, позволяющие относить каждый объект ОКПДТР к соответствующей группировке ОКЗ. В общем случае каждая профессия рабочего или должность служащего может быть однозначно отнесена к определенной группе занятий. Однако в связи с тем, что понятия "занятие", "профессия", "должность" различны, в отдельных случаях, чтобы установить однозначную связь ОКПДТР с ОКЗ, необходимо использовать пояснения к группировкам ОКЗ. Указанные пояснения следует также использовать при кодировании производных профессий рабочих и должностей служащих.

Штатная единица (графа 4) – это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия.

Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями.

Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных вида работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Как установить тарифную ставку (оклад) (графа 5)?

Под тарифной ставкой (окладом) в соответствии со статьей 129 ТК РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 ТК РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда.

В минимальный размер оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты; выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных; за работу  в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению; иные компенсационные и социальные выплаты.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в ШР можно отразить лишь размер оклада  или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце  и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в ШР рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами – Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.

Надбавки и доплаты (графы 6-8)

В унифицированной форме №Т-3 (ШР) есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавки»

В действующем ТК РФ нет четких определений «надбавки» и «доплаты».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате – это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда.

Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

При формировании ШР необходимо учитывать, то это две основные формы выплаты надбавок и доплат.

Первая форма – процентная – устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).

Вторая форма выплат – это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы.

Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в ШР доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации и при этом соблюдались бы принципы равенства, заложенные в ТК РФ? В основном эта проблем решается путем установления «стандартного» оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя предприятия надбавка устанавливается на следующий период.

При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

Когда вносятся изменения в ШР?

Изменения вносятся при сокращении численности или штата работников.

При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата – отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ.

Можно ли вносить изменения в унифицированную форму Т-3?

Как указано в Постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

Общество с ограниченной ответственностью «Моник»

ПРИКАЗ

_____________ № _____ *

            Москва

О возложении обязанности по разработке

проекта штатного расписания

В связи с необходимостью разработки проекта штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

**1. Возложить обязанности по разработке проекта штатного расписания на заместителя генерального директора Швецова И.О.

2. Главному бухгалтеру Аленской И.В. определить должностные оклады сотрудников в новых структурных подразделениях.

3. Начальнику отдела кадров Ульяниной С.В. подготовить изменения в количестве штатных единиц в структурных подразделениях.

4. Установить срок создания проекта штатного расписания до _______ 200__г.

Контроль за исполнением приказа (распоряжения) оставляю за собой/возложить на ____________________

                                                                                                                                              (ФИО, должность)

Генеральный директор                       ________________                           Ю.А.Демидов

(должность работодателя)                           (личная подпись)                                                   (расшифровка подписи)

С приказом ознакомлен:                                                        бухгалтер В.А.Сидорова

                                                                                              _____________________

                                                                                                          (подпись)

(*) – номер ставится от руки после подписи приказа руководителем в журнале регистраций приказов по основной деятельности

(**)п.1 «начальникам структурных подразделений внести предложения по количеству штатных единиц в структурных подразделениях». (как альтернативный вариант).