На главную
Управление персоналом

Как построить эффективную систему адаптации

Каждый руководитель рано или поздно сталкивается с проблемой адаптации новых сотрудников в компании. В последнее время многие организации все больше уделяют внимания политике адаптации. Именно отлаженная система адаптации позволяет удержать на рабочем месте новых сотрудников, которых, кстати, зачастую так долго искали, выбирая самых лучших, самых профессиональных кандидатов. Конечно, всегда можно переложить вину на службу персонала – не тех подобрали, не разобрались, не разглядели. Иногда то действительно так. Но в большинстве случаев, как показывает практика, проблема находится в несколько иной плоскости. Как правило, есть две основные причины ухода новых сотрудников в первые месяцы, а то и дни из вашей компании.

Первая причина – плохо продуманная, слабо организованная либо вообще отсутствующая система адаптации.

Вторая (впрочем, она же является одной из составляющих первой): в корпоративной культуре компании не привита политика доброжелательного, внимательного отношения к новичкам.

Относительно первой причины. Для того чтобы адаптационная система была эффективной, чтобы новые сотрудники как можно быстрее  вошли в ритм работы, службе персонала следует разработать положение «О системе адаптации и наставничества».

Процесс адаптации на предприятии состоит из трех этапов:

1. социально-психологическая адаптация;
2. профессиональная адаптация;
3. подведение итогов адаптации и проведение экзамена.

В положении «О системе адаптации и наставничестве» должны быть отражены все три составляющие.

1.

В разделе по социально-психологической адаптации описывается процесс ознакомления новичка с требованиями организации, правилами и нормами поведения на работе. Служба персонала знакомит нового сотрудника с:

-          трудовым договором;

-          должностной инструкцией;

-          инструкцией по технике безопасности;

-          кратким описанием структуры предприятия;

-          правилами внутреннего трудового распорядка;

-          положением о персонале;

-          положением о коммерческой тайне;

-          системой оплаты труда;

-          кодексом деловой этики;

-          сотрудниками предприятия.

На этом этапе у каждого сотрудника есть наставник, который курирует молодого специалиста на протяжении всего адаптационного периода и несет ответственность за выполнение мероприятий, прописанных в «Плане работы на испытательный срок». Наставником назначается либо непосредственный руководитель новичка, либо опытный сотрудник.

2.

Профессиональная адаптация включает в себя выполнение намеченного для новичка «Плана работы на испытательный срок».

Профессиональная адаптация сотрудника заключается в активном освоении профессии, ее тонкостей, необходимых навыков, приемов работы. Способов принятия решения.

По завершении выполненных мероприятий  и истечении срока адаптационного периода наставник представляет в службу персонала «Отзыв» для рассмотрения вопроса о проведении экзамена. В графе «Рекомендации» наставник отмечает уровень готовности нового сотрудника.

3.

Подведение итогов адаптации, проведение аттестации. При вынесении решения о проведении аттестации служба персонала формирует аттестационную комиссию, в которую обычно входят: наставник, линейный руководитель, руководитель или специалист службы персонала, руководители компании, являющиеся экспертами в данной области. Служба персонала совместно с руководителем подразделения готовит предполагаемый перечень вопросов: например, для менеджеров по продажам – знание реализуемой продукции, ассортимента товаров, документооборота, психологии общения.

Накануне  аттестации нового работника службой персонала и линейным руководителем готовятся документы («План работы на испытательный срок», «Отзыв», «Оценка труда сотрудника по истечении испытательного срока») с целью ознакомления  с ними аттестационной комиссии.

После изучения документов и беседы с сотрудником члены аттестационной комиссии принимают окончательное решение о приеме сотрудника на постоянную работу. Результаты заносятся в «Аттестационный лист», подписываются всеми участниками аттестации.

В случае неудовлетворительного результата экзамена или при отрицательном «Отзыве» наставника новому сотруднику предлагается увольнение по собственному желанию или как не выдержавшему испытательный срок.

При положительном результате аттестации председатель аттестационной комиссии торжественно поздравляет сотрудника с успешным прохождением испытательного срока. Служба персонала представляет копию «Аттестационного листа» в бухгалтерию для изменения оплаты труда.

Из собранных материалов служба персонала формирует личное дело нового сотрудника.

Помимо разработанного «Положения об адаптации», где прописаны все регламентирующие процедуры работы с новыми сотрудниками, нужна еще доброжелательная внутренняя культура компании по отношению ко вновь пришедшим сотрудникам. Практика предварительной работы  с коллективом, в который приходит новичок, позволит подготовить «старожилов» к вливанию «новых сил» и избежать слухов и недоброжелательного отношения к «новичкам». Первое, что должен сделать руководитель еще до появления в подразделении новичка, - рассказать о нем в общих чертах членам коллектива. Это та информация, которая всегда интересует сотрудников: его возраст и семейное положение, какой участок работы ему будет поручен, как может пригодиться коллективу его опыт работы. Следующий шаг – подготовить рабочее место: компьютер, канцелярские принадлежности и т.д. Если новичку самому придется заниматься «добыванием» всего элементарно необходимого в работе, то у него вполне может сложиться впечатление, что здесь каждый «сам себе режиссер», что тоже  отразится на его отношении к данной компании и коллективу. Мелкие знаки внимания и заботы помогут новичку быстрее почувствовать себя «своим», а чувство благодарности побудит его работать более эффективно и с полной отдачей.